CR de réunion 10 mars 2026

Ordre du jour

• Préparation séance photo
• Organisation d’une vente de panier apéro
• Fête de fin d’année

Les membres de l’association se sont réunis, présidée par Freddy VRIGNON président de l’association.

Après avoir rappelé le contexte associatif et les motifs justifiant la tenue de cette réunion, les débats ont porté sur l’ordre du jour.

séance photos du dimanche 29 mars

Flyers : La version finale est validée. L’impression est prévue pour jeudi ou vendredi. Il est noté qu’une faute de frappe a été corrigée. Il est suggéré d’ajouter une mention concernant le passage à l’heure d’été, car l’événement a lieu le week-end du changement d’heure, ce qui implique une heure de sommeil en moins.

Communication : Pour accélérer la diffusion, il est décidé de transmettre le flyer numériquement via “EduCartable” aux deux écoles. Les contacts pour cette diffusion sont Mme Denys et Mme Lacoste.

Gestion des rendez-vous : Fanny gérera l’ensemble des prises de rendez-vous avec les familles, ce qui simplifie grandement l’organisation pour l’amicale.

Organisation le jour des Séances Photos du dimanche 29 mars :

Horaires : 9h00 – 13h00. (être sur site 1/2 heure avant >> à vérifier auprès de Fanny)
Bénévoles : Un minimum de deux personnes, idéalement trois, est requis pour l’accueil et la gestion de la collation.
Présents confirmés : Freddy (toute la matinée), Cécile (en option, sur le créneau 11h-13h).
Action : Une recherche de deux bénévoles supplémentaires est lancée.
Collation : Une table avec café, brioche et jus de pomme sera installée, si possible à l’extérieur si le temps le permet. Freddy se charge d’apporter sa propre cafetière pour plus de simplicité.

Décisions et Actions

Emilie (absente) contacte Mme Denys et Mme Lacoste pour la diffusion numérique du flyer via EduCartable.
Émilie (absente) est en charge de l’impression et de la distribution physique des flyers.
Freddy est responsable de trouver deux bénévoles supplémentaires pour le jour de la séance.
Freddy et Damien (absent) organisent l’achat de la collation (café, brioche, jus).
Fanny (absente) doit nous confirmer l’organisation (la veille pour l’installation si besoin, et le jour même)

Journée Portes Ouvertes (14 mars)

Communication : La communication de l’école est à revoir. L’amicale décide de soutenir la promotion de l’événement.

Canaux de diffusion : Il est décidé de publier l’information sur les groupes Facebook locaux, notamment “Les petites sablaises”, “Les Sables d’Olonne” et “Ma vie au Sable d’Olonne”. Emilie (absente), qui gère la page Facebook de l’amicale, sera sollicitée pour faire la publication initiale.

Organisation le jour J :

Horaires : 10h00 – 12h00.
Bénévoles : Deux personnes par site (maternelle et primaire) sont nécessaires.
Elémentaire (“en bas”) : Freddy et Claire seront présents.
Maternelle (“en haut”) : Roxane, Émilie D (absente) et Damien (absent) sont prévus. Damien sera présent de 10h à 12h
Matériel : L’école fournit la collation, l’amicale se charge du service. Il est décidé d’utiliser les gobelets réutilisables (éco-cups) et l’oriflamme de l’amicale pour la visibilité.
Animation : Il est proposé de distribuer les sachets de bonbons restants pour attirer les familles et créer un souvenir positif pour les enfants.

Décisions et Actions

Demander à Emilie D de publier l’annonce des portes ouvertes sur la page Facebook de l’amicale.

Les membres présents se chargeront de relayer la publication sur divers groupes Facebook locaux.

Prévoir les éco-cups, l’oriflamme et les bonbons pour le jour de l’événement.

fête de l’école

A. Animation Musicale

Discussions : Deux groupes ont été proposés.
“Les Nénuphars” : Duo acoustique (guitare/voix). Style varié. Tarif : 450€ pour 2h de prestation (minimum). Une option a été posée sur eux.
Autre groupe : Style plus rock, avec batterie. Jugé plus adapté pour un autre type d’événement (ex: Halloween).

Logistique : Le duo acoustique nécessite peu de matériel et peut s’installer facilement, même sous le préau en cas de pluie. La prestation pourrait avoir lieu entre 16h30 et 18h30, avant les spectacles des enfants.

Démarches administratives : Il est rappelé la nécessité de faire une déclaration à la SACEM et d’obtenir les autorisations de la mairie (bruit, débit de boisson).

B. Restauration

Discussions : L’idée est de déléguer la restauration pour soulager les bénévoles.
Option Food Truck : Cette solution est privilégiée. Un contact a été établi avec un food truck (dont j’ai oublié le nom) , qui est disponible et propose des galettes/crêpes. D’autres options (plats uniques type burger) sont également évoquées.

Modèle économique : Le fonctionnement reste à définir (forfait fixe versé à l’amicale, pourcentage sur les ventes, nécessité de précommandes, etc.). Le food truck présente l’avantage de gérer son propre stock, limitant les pertes.

C. Tombola et Sponsoring

Discussions : Il est urgent de commencer la recherche de lots pour la tombola. La liste des contacts passés n’est pas centralisée.

Organisation : La nécessité de créer un tableau de suivi des contacts sponsors est actée. Plusieurs membres se portent volontaires pour contacter des entreprises de leur connaissance.

D. Jeux et Animations

Discussions : Pour renouveler l’offre de jeux, il est suggéré de louer des jeux en bois XXL, qui sont très populaires. L’Amicale Laïque des Sables pourrait en posséder.

Décisions et Actions

Freddy se renseigne sur les démarches exactes pour la déclaration SACEM et les autorisations municipales.
Emilie C approfondit les discussions avec le food truck pour clarifier le modèle de collaboration et les tarifs.
Freddy s’engage à rechercher les contacts des sponsors dans l’historique des emails et à créer un fichier de suivi centralisé.
Les membres volontaires (Cécile, etc.) commencent le démarchage des sponsors.
Investiguer la possibilité de louer ou d’emprunter des jeux en bois XXL.

Ventes de Produits (Type “Apéro”)

Fournisseurs : Deux options locales et qualitatives sont privilégiées :
“La Folle Assiette” (aux Sables) : Propose des planches apéro (charcuterie/fromage) avec des produits de producteurs locaux.
“Ferme de la Boislivière” (à Coex) : Propose rillettes, terrines et saucissons.

Offre : L’idée est de combiner les produits des deux fournisseurs et potentiellement d’y associer une offre de boissons pour créer des “paniers apéro”.

Commercialisation : La vente se fera via un flyer papier et une campagne en ligne sur “HelloAsso” pour faciliter les commandes et les paiements par carte bancaire.

Décisions et Actions

Le principe d’une vente combinant les produits de “La Folle Assiette” et de la “Ferme de la Boislivière” est validé.
Emilie C collecte les informations détaillées (photos, tarifs) auprès des fournisseurs.
Une brève réunion sera planifiée pour finaliser le bon de commande avant de lancer la vente.

divers

Gestion des outils : Il est acté qu’un outil de suivi centralisé pour les contacts est nécessaire. Freddy propose de migrer la messagerie de l’association vers une solution plus professionnelle (type Proton) offrant une suite bureautique intégrée et l’assurance d’un stockage sécurisé et souverain. Cette proposition sera étudiée

prochaine réunion

mardi 31 mars 2026

Ordre du jour :

• Bilan séance photo
• Organisation vente de panier apéro
• Organisation Fête de fin d’année

prochaines manifestations

• Dimanche 29 mars 2026 : Séance photo de famille
• Vendredi 26 juin 2026 : Fête des écoles maternelle et élémentaire