CR de réunion 18 avril 2024

Ordre du jour

• Bilan de la Boum Grenadine
• Subventions aux écoles
• Retour sur la séance photos
• Vente de madeleines BIJOU
• Fête de l’école
• Pique nique
• Prochaines manifestations

Les membres de l’association se sont réunis, présidée par Emmanuel DUBOIS, président de l’association.

Après avoir rappelé le contexte associatif et les motifs justifiant la tenue de cette réunion, les débats ont porté sur l’ordre du jour.

bilan de la Boume Grenadine

La recette diffère de – 100 € par rapport à l’année passée. On revient comme avant le COVID.

Mais il y a eu des investissements avec par exemple le super filet de ballons.

Il serait plus judicieux, a priori, de positionner le stand de photos à proximité immédiate du stand de maquillage. Les parents ont tendance à prendre beaucoup avec leur téléphone ce qui parait logique mais dessert les recettes.

Bilan par Manu: “Concept bon et qui fonctionne, maquillage et ballons au top!”

L’état des lieux de la salle commençait mal vu les remarques mais finalement eu égard au matériel mis à disposition d’une part et l’enchainement de 3 manifestations sur le même week-end dont 2 qui ne relèvent pas de l’Amicale, la personne en charge de la Mairie a confirmé que tout allait bien !

des demandes de subventions au fil de l’eau ont été faites par les écoles

– Par l’élémentaire: Une activité autour d’un livre d’un écrivain sablais pour la classe de CE2/CM1: 234 € validés par Manu s’agissant d’un projet pédagogique bien ficelé avec rencontre avec l’auteur notamment.

– En maternelle: une sollicitation de 640 € a été faite concernant une sortie au Cairn, une visite du Château de Talmont et de celui de Tiffauges. 

Dès lors, quid des 1 400 € versés au début d’année scolaire?

Les demandes complémentaires se produisent régulièrement, l’an dernier par exemple 2 demandes de 400 et 300 € avaient été faites.

L’amicale se questionne dès lors: il serait fort judicieux de justifier les fins des subventions. Cela parait important en terme de communication auprès des adhérents et des bénévoles. 

Damien voit ça avec Mme LACOSTE pour le côté maternelle et Claire avec Mme DENYS pour l’élémentaire.

retour sur la séance phiotos du mois de février

Il y a eu quelques mécontentements concernant les délais de livraison des commandes, à voir si c’est à nouveau programmé, il nous faudra communiquer plus sur les délais.

les madeleines saisin 2 de 2024

La deuxième de l’année donc est en règle générale moins satisfaisante pour les recettes mais à faire quand même : il s’agit d’une distribution des bons de commande pour le lundi 13 mai avec une fin de commande le 24 mai et une livraison prévue le 13/14 juin. 

la fête de l’école du 7 juin 2024

Affiche en cours de réalisation par Claire.

• La réservation de la remorque frigorifique sera gérée par Manu qui demande, afin d’économiser environ 100 €, s’il est possible qu’elle soit rendue dès le samedi matin à 9h (il faut donc un véhicule équipé d’une attache remorque). 

• Question de l’eau : il est acté qu’une coupure de l’arrivée d’eau des toilettes sera faite au niveau des robinets (chasses en marche).

La mise en place de nombreuses et grandes bassines à différents endroits de la cour nous permettra ladite coupure. Il sera prévu la mise à disposition de gel hydroalcoolique à proximité des toilettes.

L’entrée des toilettes pourrait être “sécurisée” en mettant un stand à proximité immédiate qui pourrait empêcher les entrées en trombe des enfants et les dégâts malheureusement constatés l’an dernier.

• La nouvelle de l’interdiction de vente d’alcool lors des manifestations dans l’enceinte de l’école a été confirmée à Manu.

A nous de décider… Prendre un vigile ? Faire en interne une surveillance au bar ?

Sans cela, les recettes ne suivront pas, pas vraiment le choix.

Activités prévues:

• Stand maquillage.
• Tombola des Smarties : il reste les enseignes autour de l’école à interroger (à ce jour une centaine de lots), le mari de Claire H peut s’en charger. 
• But de foot avec lot à la clé.
• Pêche à la ligne : reste 200 lots. Nouvelle commande de 550 lots + 250 pistolets à faire.
• Pêche aux canards : lots à choisir sur le stand, ajouter 100 lots dès lors.
• Twister sous le préau.
• Lancée de tongs : là aussi lots à anticiper.
• Panier garni ? 
• 4×4 dès 13h l’installation est possible à 3 personnes (Hélène, José et…)
• Structure gonflable ? S’il y a les 4×4 pas nécessaire cette année.

Question des jetons : il nous faut se rappeler de ne pas rembourser.

L’idée d’intégrer des QR code qui seraient un lien vers HELLOASSO pour d’éventuels dons est proposée. Le TPE sera là pour la caisse centrale. Le bar reste en liquide et en jetons.
Il est décidé de ne pas demander de consigne, c’est un essai mais les gens dorénavant ont pris le pli et ne repartent pas avec les gobelets.

La présence d’un glacier comme lors de l’édition 2023 est souhaitable : Manu se rapproche de celui de l’an dernier et on peut refaire le “100 €” pour nous contre les glaces pour lui.

Pour le goûter ? Brioche nutella ou confiture La fournée dorée est interrogée par Dorothée.
1 jeton = 2 tranches ou 1 jeton = une tranche et un paquet de bonbons.
S’il reste des brioches entières, les mettre en lots pour la tombola des Smarties.

Repas du soir : l’an dernier le menu poulet/pdt et dessert avait eu du succès. Le prix du plateau : 9 € adulte et 6 € enfant déjà fixé semble cohérent et rentable. Le bureau est OK sur le fait qu’il ne faudrait pas passer le plateau adulte à 10 € ce qui serait une barre “psychologique” trop haute.

Une commande de 250 plateaux est nécessaire.
Le gain est de 2 € par menu enfant et 4 € pour les adultes.
Manu se renseigne auprès du traiteur et également pour la fourniture des plateaux auprès du lycée.
L’idée de fournir des Mister freeze bien que bonne semble compliquée en pratique.
Aussi, l’idée des galettes paraît trop chère et pas pratique. 
Comme l’an dernier, les personnes ayant commandé des plateaux viennent avec leurs couverts et quelques couverts seront à vendre. 

Comme à chaque manifestation, le manque de bénévoles fait mal… pour palier, nous pensons donc lors de la commande des repas, intégrer un tableau avec les différents stands pour s’inscrire en même temps. 
Il faudrait pouvoir faire un rappel la veille : “Rappelez-vous, vous vous êtes engagés à être présents sur le stand … de …h à …h, nous vous attendons donc !”

Il conviendrait de positionner derrière le stand de cuisine une table pour un côté pratique. 

Il nous semble de bon ton de se faire aussi épauler par nos grands (ado et pré ado) sur les stands de jeux notamment ou le service des plateaux repas.

Stand bar : La bière dans les verres de l’amicale : Manu, 2 tireuses seront nécessaires.

Voir avec Marie pour les autres alcools : Rosé ? Il s’agira de pichets à vendre.
Coca, oasis… en canettes avec la glace à prendre au super U par Manu.
Le bureau pense qu’il serait indispensable, afin d’éviter l’écueil de l’an passé, de faire une visite sur place le samedi matin.

Quel est le besoin d’accès à la cuisine ? Peut-on uniquement utiliser la plonge ?

Emilie sollicite que les musiques de chaque classe puissent lui être transférées en avance (pas de CD de dernière minute…) dans un souci d’efficacité et de simplicité.

pique-nique le 28 juin

Il est brièvement question de l’apéro offert par l’ALRM à l’aire des Vallées avec l’organisation d’une course de garçons de café qui pourrait se dérouler sur 1h de temps et garantirait une bonne ambiance !

L’apéro est offert par l’ALRM puis chacun apporte ce qui lui fait plaisir.

prochaines manifestations

• Vendredi 7 juin : Fête de fin d’année
• Vendredi 28 juin : apéro / pique-nique de fin d’année à l’aire des Vallées
• Mardi 17 septembre : Assemblée générale de l’ALRM

prochaine réunion

Mardi 14 mai et mardi 28 mai à 20h30

Ordre du jour : Finalisation Fête de fin d’année et emballage lots pour la pêche à la ligne