CR de réunion 26 avril

Ordre du jour

• Debrief sur « Le Réveil Magique des Ecoliers » du 3 avril 2022 au cinéma le Grand Palace
• Finalisation de l’organisation de la séance « Matinée Photo » le 30 avril 2022
• Vente à venir : plateau apéro
• Organisation de la fête de l’école le 17 juin 2022

Les membres de l’association se sont réunis, présidé par Emmanuel DUBOIS, président de l’association.

Après avoir rappelé le contexte associatif et les motifs justifiant la tenue de cette réunion, les débats ont porté sur l’ordre du jour.

DEBRIEF « Réveil magique des écoliers » :

Nous avons eu beaucoup de retours positifs de la part des familles présentes, mais aussi de la part du gérant du cinéma. Il est prêt à reconduire l’évènement avec l’ALRM.
Le petit déjeuner a été apprécié mais les quantités sont à revoir pour la prochaine fois car il y en avait beaucoup trop.
Cafouillage sur place car il y avait plusieurs écoles participantes à cet évènement, du coup les familles ne savaient pas vers quel stand se diriger.
Il est décidé de faire des devis (Manu) auprès de l’entreprise MONTFERME pour équiper l’ALRM d’oriflammes ou Kakémono au logo de l’association afin d’être identifiable lors des prochains évènements. Les membres présents aux évènements pourraient aussi mettre leur T-shirt ALRM pour être identifiés.
L’après évènement a été difficile à gérer concernant les demandes de remboursement pour cause de COVID, le gérant du cinéma a été sympa en offrant des places valables 1 mois en échange des places non utilisées. Nous décidons de ne pas refaire de proposition d’arrangement pour les prochains évènements : seul les échanges seront possibles.

FINALISATION SéANCE « Matinée photo »

• QUAND ? Samedi 30 avril 2022, de 9h00 à 13h00
• Où ? Ecole Primaire – Salle Bleue
• QUI ? Ecole Maternelle et Ecole Primaire
• JOUR J : RDV à 8h30 pour le 1er groupe (Dorothée, Anaïs, Caroline) et 11h pour le 2ème groupe (Coline, Elodie, Anne). Dorothée ouvre l’école, Anne ferme l’école.

ORGANISATION GENERALE

• Dorothée récupère les coupons réponse le jeudi soir, Coline s’occupe de récupérer ceux de la maternelle.

• Installation de la salle la veille avec la décoration que nous aurons à disposition.

• Le samedi matin, il serait bien d’amener des fleurs et branchages ainsi que des vases pour compléter la décoration.

• Prévoir le café pour les parents (7.5L = 1 paquet de café)

• Dorothée s’occupe des coupons avec les numéros pour l’ordre de passage.

VENTE A VENIR « Panier Apéro »

• QUAND ? Distribution le 24 Juin 2022
• OÙ ? Comme pour la distribution des pizzas, prévoir une table.
• QUOI ? Bière, saucisson, fromage, gâteaux apéritifs.

Nous proposerons 2 paniers, 1 petit et 1 grand. Il sera appliqué un tarif en fonction du coût des matières premières. Nous aurons les tarifs pour la prochaine réunion de l’ALRM.
Anne s’occupe de commander des sacs. Nous avons échangé sur la possible fourniture de stickers à l’effigie de l’ALRM pour les coller dessus.
Nous demanderons des cartes aux fournisseurs pour les mettre dans les sacs.

ORGANISATION GENERALE :

• 3 Juin : distribution des Flyers.

• 10 Juin : on récupère les coupons réponses.

• 15 Juin : compilation finale des bons pour passer les commandes auprès des fournisseurs. (Bières : Anaïs, Saucissons et fromages : Manu, gâteau apéritifs : Claire H)

• 23 Juin : Mise en sac des commandes lors de la réunion ALRM.

• 24 Juin : Distribution des commandes aux parents.

ORGANISATION DE « La fête des écoles »

• QUAND ? Vendredi 17 juin 2022
• OÙ ? Cours de l’Ecole Elémentaire
• QUI ? Ecole Maternelle et Ecole Primaire
• JOUR J : RDV à 15h pour l’installation des stands et barnums.

Les enfants sont sous la responsabilité des parents.

ANIMATIONS / STANDS

• Musique, Lumière
• Tombola
• Mascottes
• Pêche à la ligne (emballage des lots lors de la réunion du 10 Mai)
• Stands de jeux ? (à définir selon disponibilité des professeurs)
• Bar
• Spectacle à 19h00 (des surprises sont préparées à la maternelle, rien de proposé de concret chez les primaires malgré une institutrice qui est volontaire)
• Repas (barnums, tables, bancs, etc. prêtés par la mairie)

TOMBOLA

• La tombola est organisée avec les boites de Smarties.
• Caroline se charge de faire une communication auprès des parents pour la recherche des lots de tombola.
• Recherche de partenariats auprès des Parcs Vendéens : Puy du Fou, Château des Aventuriers, O’Gliss Park, Parc des Dunes, Les Sablotins, Grand défi (Anaïs)

REPAS

Proposition d’un menu simple et conviviale : Grillades (Saucisse / Merguez), mogettes / chips, salade de fruits / tarte aux pommes.
Menu enfant : 4€
Menu adulte : 7€

+ Bar avec pichets et boissons individuelles.
Nous demanderons aux familles de venir avec leur vaisselle.
Dorothée va se renseigner pour avoir des plateaux et Claire pour commander des gobelets ALRM sur le site atelierdugobelet.com

NE PAS OUBLIER

• Son Tee Shirt ALRM
• Machine à café Perco
• Serviettes en papier
• Guirlandes lumineuses ?

QUESTION ADMINISTRATIVE :

Ouvrir un compte chez Super U (Manu)

Prochaines réunions :

• mardi 10 mai à 20h30 (finalisation vente et fête + emballage des lots Pêche à la ligne)
• jeudi 23 juin à 20h30 (mise en sac des commande de la vente)