CR de réunion 7 novembre 2023

Ordre du jour

• Affaires courantes
• Vente Bijou n°1
• Vente sapins saison 1
• Fête de Noël

Les membres de l’association se sont réunis, présidée par Emmanuel DUBOIS, président de l’association.

Après avoir rappelé le contexte associatif et les motifs justifiant la tenue de cette réunion, les débats ont porté sur l’ordre du jour.

affaires courantes

Remise du courrier émanant de l’école maternelle / enveloppes sapins de la maternelle.

Coline indique la difficulté du processus de demandes de subvention à la mairie et se demande s’il ne faudrait pas le signaler et faire en sorte qu’elles soient simplifiées.

Passation Coline vers Damien et Freddy : faire les changements de noms des trésoriers auprès de la banque.

vente bijou

Les flyers seraient distribués à partir du 20 novembre et les commandes courront jusqu’au 1^er décembre, Claire B. passe les informations à Claire H.

Il faudrait que les flyers soient prêts courant de cette semaine.

Lucie se chargera des photocopies.

Question de l’utilisation d’Helloasso pour ce faire mais cela apparaît comme trop compliqué.

vente de sapins saison 1

Les commandes semblent calmes sur Helloasso pour l’instant. Helloasso adresse un mail lors d’une commande pour pouvoir visualiser l’avancement.

Réception des enveloppes entre Damien et Dorothée (maternelle/élémentaire) en cours.

Il y aurait une frilosité sur le fait que la réception se fasse dès le 1^er décembre, les parents auraient peur qu’ils ne tiennent pas jusqu’à Noël. Puisqu’il s’agit d’une première fois, les parents pourront être rassurés quant à la qualité des sapins pour les ventes futures.

Question de la présence des membres du bureau pour donner les sapins le vendredi 1^er décembre. Il faudra se coordonner en amont pour qu’il y ait des personnes à les distribuer.

La fin des commandes est fixée au vendredi 10.

Objectif 40 sapins pour cette première édition.

L’idée est évoquée de faire passer les flyers dans les commerces alentours pour gagner en nombre de commandes.

fête de noël vendredi 22 décembre

Manu est alerté dorénavant à l’évocation des manifestations sur la question du bruit qui pourrait poser problème.

Les demandes en rapport avec le débit de boissons ont été gérées ainsi que les barnums (environ 3 fois plus que l’an passé).

Le Père Noël a confirmé sa présence.

La fête se révèle peu rentable donc il faut être malins (pas de canons à neige !)

Question de l’arrivée du Père Noël : relance de Bellenoue ou P. RETAIL, est-ce que ça vaut le coup ? Arrivée en voiture de collection ? La réflexion sur cette arrivée est ouverte. Le Père Noël peut peut-être avoir une idée ? Manu doit voir avec lui.

Le décor est à demander à qui de droit (fauteuil notamment) : Manu s’en charge.

Le créneau horaire est court donc il faut faire en fonction peut-être moins de stands mais plus gros et surtout autant que faire se peut plus encadrés.

Il a été décidé que le jeton sera à 1€.

animations

• Pêche à ligne (avec plus de place), 2 stands ou un grand stand. Emilie s’occupe d’acheter 800 lots.
• Stand photo avec le Père Noël.
• Maquillage avec les pochoirs.
• Skis.
• Lancer de charentaise (avec sa version été lancer de tong) : lot adulte (resto JOA ou autre : Dorothée), un lot élémentaire (Up to play : soit gratuit selon leur retour soit carte cadeau de 25€), un lot maternel (sablotins : Emilie). 1 jeton l’essai.
• Poids du panier garni ? Manu
• (Courses en sac ? Cela semble compliqué eu égard aux aléas des conditions météo mais idée à garder pour une autre période.)

restauration

• Vente d’huitres vu par Lucie avec la question de la possibilité de rapporter les huitres non vendues. Assiettes de 6 huitres n°3 (300 huitres tablées) + 1 verre de blanc vu par Marie. Bière de Noël (bouteilles ou fûts ?) Vin chaud, Marie voit si possible en même temps que Manu envisage les percolateurs pour vin chaud et café.
• Chocolat chaud et jus de pomme (par Manu). Bouteilles d’eau.
• Crêpes via Emeric (Leclerc) : Dorothée s’en charge, quantité 300, prix de vente 1€. 1 jeton = 1 crêpe. (Etre économe en nutella)

Il a été unanimement reconnu que le pain d’épices était très bon mais n’a pas eu le succès escompté, idée non reprise.

L’idée de faire une demande pour la Fournée dorée (brioche, navette ou autre) est annulée pour cette fois.

A noter sur le flyer : 6 huitres n°3

Cadeaux pour les enfants  en suspend : sucettes au chocolat ? Papillotes (est-ce qu’on s’y prend trop tard) ?

Doodle à faire (Katell voit avec Anne) ou Framadate (gratuit et français) pour une organisation optimale des stands.

prochaine réunion

Mardi 12 décembre 2023 à 20h30

Ordre du jour : Finalisation fête de Noël