CR de réunion 10 octobre 2023

Ordre du jour

• Présentation des nouveaux
• Désignation du bureau
• Missions transversales
• Planning des actions de l’année scolaire 2023-2024
• Prochaines dates

Les membres de l’association se sont réunis, présidée par Emmanuel DUBOIS, président de l’association.

Après avoir rappelé le contexte associatif et les motifs justifiant la tenue de cette réunion, les débats ont porté sur l’ordre du jour.

Présentation des nouveaux

A l’occasion de cette première réunion de début d’année et compte tenu de la présence de nouveaux parents, chacun s’est présenté, précisant en quelle classe se trouvait(ent) son(ses) enfant(s).

désignation du bureau

Les membres du Conseil d’Administration présents ont procédé au vote des membres du bureau. Ont ainsi été désignés :

• Président : Emmanuel DUBOIS
• Trésorier : Damien PIERRAT
• Trésorier Adjoint : Freddy VRIGNON
• Trésorière Adjointe : Coline GESLOT
• Secrétaire : Ann-Katell DOUET
• Secrétaire : Claire HOULE
• Secrétaire adjointe : Emilie DEPIETS
• Vice-présidents : Dorothée DUBOIS, Claire BELLOT, Marie CHARPENTIER, Lucie DIATTA et Anne SORIN

Il a été convenu que Coline GESLOT, ancienne trésorière, listerait les tâches indispensables à l’exercice de la mission de trésorier afin que Damien PIERRAT et Freddy VRIGNON puissent les appréhender et déterminer les actions pour lesquelles le soutien de la trésorière adjointe serait nécessaire.

missions transversales

Afin d’assurer le bon fonctionnement de l’association, les membres du bureau ont décidé de désigner des référents pour chacune des missions transversales, support de chacune des actions.

Gestion de la boîte mail (réception, tri, re-direction, envoi des CR aux adhérents) : Marie CHARPENTIER

Gestion des réseaux sociaux (FB) : Emilie PIETS

Gestion du site internet : Claire BELLOT

Création des visuels (affiches, flyers) : Claire BELLOT

Relevé de la boîte aux lettres (à la maternelle, remise à la personne du bureau concernée) : Marie CHARPENTIER

Rédaction des articles et mails : Anne SORIN

Achats des lots : Emilie PIETS

Achat des courses : Dorothée DUBOIS et Emmanuel DUBOIS

Retrait des affiches à Bureau Vallée, plastifiage et affichage : Emmanuelle BOUTIN et Lucie DIATTA

Rédaction des compte-rendus de réunion : A-Katell DOUET et Claire HOULE

Administrer le whatsApp des adhérents : Emilie DEPIETS

Planning des actions de l’année scolaire 2023-2024

Les membres du Conseil d’Administration ont réfléchi aux prochaines actions à mener et ont pris les décisions suivantes.

SAPINS DE NOEL – pilotage : Dorothée DUBOIS

Cette action a déjà été anticipée pour permettre son lancement dès la mi-octobre. Les flyers et affiches sont déjà conçus.

Collecte des commandes jusqu’au 10 novembre : Dorothée DUBOIS

Mail de rappel le 6 novembre : Anne SORIN

Réception des sapins le 1er décembre dans la cour de l’école élémentaire : Dorothée DUBOIS

Distribution des sapins : à définir lors de la prochaine réunion.

ADHÉSIONS – pilotage : Damien PIERRAT et Freddy VRIGNON

 Le bureau vote pour une cotisation libre cette année, afin de favoriser les adhésions. Cette formule sera testée et le principe sera revu l’an prochain.

Refaire le “mot du président” sur le flyer : Anne SORIN

Créer l’espace HelloAsso : Claire BELLOT

Collecter les adhésions et créer les listings mails et WhatsApp : Damien PIERRAT et Freddy VRIGNON

Biscuits BIJOU – pilotage : Claire HOULE

Une vente pourrait être prévue pour fin novembre, avec une livraison en décembre et un encaissement en janvier.

Établir les prix, réceptionner les commandes : Claire HOULE

Répartir les boîtes le jour de la livraison : Lucie DIATTA, Aurélie BLAISE, A-Katell DOUET

PARTICIPATION AU TÉLÉTHON- MARCHE DE NOEL

L’événement organisé le week-end du 9 et 10 décembre sera l’occasion de participer à cette action de générosité nationale, en tenant un stand sur le marche de noël, prévu cette année au centre du Château.

FETE DE NOEL

Vendredi 22 décembre de 16h30 à 18h30 dans la cour de l’école élémentaire : activités, chants de noël, vin chaud, chocolat chaud, stand photos

Éventuellement calèche avec le père noël : A.Katell DOUET se renseigne, Lucie DIATTA aussi.

Réservation du matériel : Emmanuel DUBOIS

BOUM GRENADINE

Date à caler : 17 ou 24 mars en fonction des disponibilités de la salle CAP.

Dorothée DUBOIS s’occupe de la réservation auprès de Mélanie JOLY.

MATINÉE CINÉMA – pilotage : Anne SORIN

A caler en janvier ou février

Anne SORIN contacte le cinéma pour réserver un dimanche.

SEANCE PHOTO FAMILLE

A caler en avril

BISCUITS BIJOU

Probable autre vente en mai 24

PIQUE NIQUE DES FAMILLES

A évoquer début 2024 pour mai ou juin

FÊTE DE FIN D’ANNÉE

Date fixée le vendredi 28 juin 2024

Matériel à commander par Manu

Recherche de lots pour la tombola dès janvier, notamment pour la billetterie : Marie CHARPENTIER se propose.

Prochaines dates

Rangement du local le vendredi 27 octobre à 10h

prochaine réunion

Mardi 7 novembre 2023 à 20h30

Ordre du jour : Vente de madeleines Bijou et fête de Noël